เทคโนโลยี Terminal Server นั้น เปรียบเสมือนกับการใช้โปรแกรม Remote Desktop เข้าไปที่เครื่องลูกข่าย แต่แทนที่ Remote ไปแล้วเครื่องแม่ข่ายจะ Lock กลับกลายเป็นว่า เครื่องลูกข่าย 10 เครื่อง Remote ไปยัง IP ของ Terminal Server เพียงเครื่องเดียว เครื่องลูกข่ายแต่ละเครื่อง ก็จะสามารถได้หน้าจอ Remote Desktop ของใครของมัน และทำงานกันได้อย่างเป็นอิสระ โดยสิทธิ์การเข้าถึงหน้า Desktop ของแต่ละ User นั้นจะถูกกำหนดไว้โดย Admin อย่างรัดกุมว่าใครทำอะไรได้บ้าง เช่น เมื่อ User นี้ Login เข้ามาแล้วให้เปิดโปรแกรมนี้โดยอัตโนมัติ หรือเมื่อ User นี้ Connect เข้ามาแล้วให้เห็นหน้าจอ Start Up Menu อันไหนได้บ้างเป็นต้น

เทคโนโลยี Terminal Server นี้ ถูกนำมาใช้ในการลดปริมาณการใช้งาน Bandwidth ระหว่างสาขาและสำนักงานใหญ่ผ่านระบบ VPN เช่นเมื่อสำนักงาน 2 สาขาเลื่อมโยง VPN ถึงกันในลักษณะของ Lan-to-Lan Internetworking แทนที่ Client จะถึงข้อมูลผ่าน Server ผ่าน VPN กลับกลายเป็นว่า เครื่องลูกข่าย เชื่อมต่อเข้าไปยัง Server ผ่านโปรโตคอล RDP (Remote Desktop Protocol) ซึ่งโปรโตคอลประเภทนี้ใช้ Bandwidth น้อยมาก (5-10 Kbps ต่อเครื่องลูกข่าย 1 เครื่องเท่านั้น) ดังนั้นสาย สัญญาณ ADSL 1Mbps/512Kbps สามารถรองรับ Client ที่เชื่อมต่อไปยัง Terminal Server ได้มากถึง 30-40 เครื่องเลยทีเดียว และแน่นอนว่า เมื่อ Terminal Server เชื่อมต่อเข้ากับ Application Server ใดๆ ภายในองค์กรแล้ว ปัญหาเรื่อง Bandwidth ก็จะไม่เกิดขึ้น เพราะ Terminal Server และ Application Server นั้นอยู่ใน Network Segment สามารถรับส่งข้อมูลถึงกันด้วย Speed ของวง LAN (100/1000 Mbps.) อยู่แล้ว

- Share โปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์จำกัดได้เป็นอย่างดี เช่นโปรแกรมบัญชี โปรแกรม ERP
- ทำให้โปรแกรมที่ Share เป็นอมตะ เพราะ User เข้าไปใช้งานได้อย่างเดียว ทำอย่างอื่นไม่ได้
- Share การใช้งนโปรแกรมข้ามสาขา เพราะใช้ Bandwidth 15-20 Kbps ต่อ 1 การเชื่อมต่อเท่านั้น
- ดูแลระบบสามารถแก้ไขปัญหาของผู้ใช้ได้อย่างรวดเร็ว เพราะศูนย์กลางการจัดการอยู่ที่เดียว
- ประหยัดค่าใช้จ่ายในการซื้อ License ซอฟต์แวร์
- ง่ายต่อการดูแลรักษาความปลอดภัยข้อมูลภายในองค์กร
- ป้องกันการลักลอบนำข้อมูลออกไปภายนอกบริษัทฯ